Introducción

Entienda la importancia que myLIMS asume hoy en los laboratorios modernos y cómo este software puede contribuir con sus objetivos profesionales.

Todo laboratorio tiene el desafío de mejorar 3 grandes variables de su proceso:

  • Productividad: Producir más o reducir el tiempo de entrega de análisis;
  • Calidad: Garantir la confiabilidad de los resultados de análisis;
  • Costos: Mantenerlos bajo control o hasta mismo, reducirlos.

En la mayoría de los casos, intentos de mejorar una u otra variable, trae consigo impactos no deseados.

Ejemplos:

  • Acelerar el proceso de trabajo, sin algún mecanismo de control, puede generar más errores de análisis y así comprometer la calidad;
  • Aumentar los controles para garantizar la calidad o acreditar el laboratorio a la ISO 17025 sin alguna herramienta para garantizar controles automáticos y mejorar la eficiencia, el proceso se volverá más burocrático y, con eso, la productividad inevitablemente disminuirá y el costo aumentará;
  • Entre otras.

En las últimas décadas los procesos analíticos evolucionaron mucho, promoviendo la reducción de los tiempos de análisis y la mayor confiabilidad de las mediciones realizadas. En este período, buena parte de los laboratorios acompañaron las tendencias tecnológicas, influenciados por presiones relativas a la entrega de resultados en menor tiempo y reducción de los costos, normalmente con la eliminación de costos fijos, en muchos casos, del cuerpo técnico.

Además, con la presión de las expectativas de la calidad y del cumplimiento de normas, ha sido incrementado significativamente el número de análisis realizados, controles analíticos y de trazabilidad, generando así un brutal incremento en la cantidad de informaciones, recolectadas, procesadas y generadas por el laboratorio que, con la realidad de equipos reducidos, ha generado una sobrecarga de trabajo que resulta en errores operativos y retrabajos.

El mayor problema hoy no está en el mundo físico, o sea, en la manipulación de las muestras, en los equipos y en la obtención de los resultados, pero sí en la capacidad de manejar la gran cantidad de informaciones. En este contexto, la informática de laboratorios se vuelve una aliada imprescindible para permitir que los laboratorios puedan muestrear, procesar, almacenar, transmitir y recuperar el gran volumen de informaciones de forma eficiente y confiable.

myLIMS es un software especialmente desarrollado para aumentar la eficiencia y confiabilidad de los laboratorios, al mismo tiempo en que proporciona significativa reducción de los costos operativos, además de ofrecer herramientas para garantizar el cumplimiento de requisitos de las normas para laboratorios mientras incrementa la productividad por medio de la automatización de los procesos.

Las funcionalidades básicas del sistema myLIMS son:

  • Gestión de clientes, tablas de precio, generar propuestas comerciales de análisis, entre otras importantes funcionalidades para laboratorios proveedores de servicios;
  • Integración con otros sistemas corporativos para registro automático de muestras, facturación de análisis y publicación de resultados;
  • Gestión de planes de muestreo y agendas de muestreo;
  • Registro de las muestras y asignación de los análisis;
  • Recepción y distribución automática de las tareas analíticas a los laboratorios o grupos de trabajo;
  • Registro, cálculo y revisión de los resultados de análisis;
  • Interpretación automática de los resultados y generación de dictamén;
  • Emisión de reportes o informes de análisis y certificados de inspección;
  • Gestión de límites de especificación y control de acuerdo con el tipo de muestra (productos intermediarios y terminados, materias-primas, puntos de proceso, etc.);
  • Control de consumibles (reactivos, soluciones, medios de cultura, etc.);
  • Control de equipos (calibración, mantenimiento preventivo y correctivo, etc.);
  • Control de muestras de calidad analítica (curvas de calibración, estándares, blancos, etc.);
  • Control de métodos de análisis y documentos;
  • Generación de indicadores y reportes gerenciales;
  • Entre muchos otros.

Beneficios por puntos de vista

Para permitir mejor entendimiento de los beneficios del sistema myLIMS, organizamos los beneficios de acuerdo con el punto de vista de los principales profesionales involucrados o beneficiados en las implantaciones del sistema myLIMS.

Gerente del laboratorio
Productividad, calidad y reducción de costos.

myLIMS es la herramienta fundamental para el gerente de laboratorio, pues dispone de funcionalidades que proporcionan el aumento de la productividad, garantía de la calidad, mejor gestión y aún reducción de los costos operativos. Esto es hacer más con menos.

Reducción de los costos operativos del laboratorio

myLIMS puede ayudar en la reducción de los costos operativos del laboratorio por medio de la eliminación de actividades que no agregan valor al proceso, tales como:

  • Transcripción de datos y cálculos manuales;
  • Reducción del uso de papel e insumos de impresión;
  • Menor espacio físico y mobiliario para almacenamiento de papel;
  • Mayor control de los consumibles y equipos del laboratorio.
Aumento de la productividad

Con la estandarización de los procesos, reducción de tareas administrativas y automatización de las actividades repetitivas, es posible promover:

  • Mayor disponibilidad de los recursos humanos y materiales;
  • Mayor agilidad en el rescate de informaciones;
  • Menor índice de retrabajos;
  • Menor tiempo en la liberación de los resultados;
  • Entre muchos otros beneficios dependiendo del laboratorio y tecnologías utilizadas.
Calidad y trazabilidad de los resultados

Adecuado a las rutinas del laboratorio y a las normas aplicables, myLIMS proporciona:

  • Eliminación de los errores de transcripción y de cálculo de resultados;
  • Comparación automática con límites de especificación o legislaciones;
  • Trazabilidad amplia y consistente, garantizando la identificación de los responsables por las acciones realizadas en el sistema;
  • Control de nivel de acceso por usuario;
  • Gestión del laboratorio.
Gerente industrial
myLIMS puede ayudar a aumentar la productividad, calidad y reducir los costos productivos.

Todo gerente industrial tiene que tomar decisiones importantes diariamente. Por este motivo, myLIMS estandariza y acelera las actividades del laboratorio, culminando en la entrega de resultados de forma más rápida y confiable a la producción, viabilizando así mejores decisiones y en menor tiempo.

Reducción de los costos de producción

Contando con resultados confiables y en menor tiempo, operadores y gestores pueden tomar las decisiones ciertas de manera ágil, permitiendo:

  • Menor tiempo de procesamiento de lotes de producción y corrección del proceso productivo;
  • Menor índice de retrabajos y productos no conformes;
  • Mayor calidad de los productos y reducción de emisiones;
  • Mayor eficiencia operativa por medio de la mejor utilización de:
    • Recursos humanos (producir más, en el mismo tiempo y con el mismo equipo);
    • Materiales (menor consumo de energía, de insumos de producción, mayor disponibilidad de máquina, entre otros).
  • Integración con sistemas corporativos.
Integración de myLIMS con sistemas corporativos

Típicamente el myLIMS puede ser integrado a sistemas del tipo ERP, MES, PIMS, WMS y SCADA o mismo a otros sistemas existentes en virtud de su flexibilidad de integración.

Esto permite agilidad en la solicitud de muestras y análisis, bien como la realimentación de los resultados directamente en las interfaces de trabajo del día a día de los operadores, garantizando así menor trabajo administrativo y reducción de los errores operativos.

Evaluación de tendencias y apoyo a las decisiones gerenciales

myLIMS permite el monitoreo de los datos historiales de materias-primas, puntos de proceso y productos terminados para evaluación de tendencias y apoyo a las decisiones gerenciales.

Estas informaciones pueden ser dispuestas por medio de:

  • Reportes gerenciales;
  • Indicadores clave del proceso;
  • Gráficos en tiempo real;

Permitiendo la evaluación de:

  • Proveedores;
  • Turnos;
  • Líneas o máquinas de mejor desempeño.

Además, pueden ser configurados alertas de desvíos del proceso garantizando rapidez y estandarización en la comunicación de eventos.

Analista
Con myLIMS usted no necesita transcribir datos, calcular resultados, digitar reportes de análisis y realizar tantas otras actividades manuales repetitivas.

Con la utilización de tecnologías de automatización e información bien establecidas en los procesos del laboratorio, es posible reducir la creación de registros, eliminar diversas etapas de transcripción de datos, cálculo manual de resultados, consulta de informaciones y emisión de reportes.

Eliminación de la transcripción de datos y cálculo manual de resultados

Permite la adquisición de datos directamente de los equipos de análisis, registro de dados brutos por medio de dispositivos móviles (Tabletas), así como el cálculo y la comparación automática dos resultados con los límites de especificación o mismo legislaciones por el propio sistema myLIMS.

Organización de las tareas del día a día

myLIMS puede ayudar en la organización de las tareas del día a día, por medio de diversos mecanismos de control de plazos de entrega, del tiempo de validez analítica de las muestras, la correcta priorización y control de tareas pendientes.

Simplicidad de uso y agilidad

Para obtener el máximo de productividad y facilidad en la utilización diaria del sistema, fueron llevados en consideración aspectos como facilidad de acceso a los controles y a los recursos más utilizados, bien como las necesidades operativas de los laboratorios de acuerdo con las mejores prácticas del mercado.

Gerente de la calidad

Todo profesional del área de la calidad está preocupado en garantizar la adecuación del proceso del laboratorio a las normas aplicables.

Por esta razón, myLIMS está adecuado a las principales normas y buenas prácticas como la ISO 17025 e ISO 9001, Buenas Prácticas de Laboratorios, entre otras, garantizando así estandarización, trazabilidad, integridad, confidencialidad y autenticidad de las informaciones, facilitando por tanto el cumplimiento de los requisitos y eliminando el estrés en auditorias.

Estandarización de los procesos

myLIMS puede ayudar en la estandarización de los procesos, garantizando:

  • Eficiencia en las mejorías implementadas a partir de la fecha de su validación;
  • Mayor adherencia a los procedimientos operativos establecidos por medio de la sistematización y flujo de etapas;
  • Registro automático y centralización de las informaciones.
Integridad de datos

La integridad de los datos, puede ser obtenida:

  • Garantizando la autoría de las informaciones registradas y registro de los cambios realizados;
  • Controlando el acceso obtenido a través de claves y perfiles de acuerdo con autonomía y conocimiento;
  • Robustez en la validación y almacenamiento de los datos por medio de encriptación y checksum.
Auditorías facilitadas

Las auditorías internas y externas pueden ser facilitadas y contar con mayor credibilidad, en función:

  • Del rápido acceso a las informaciones por medio de los mecanismos de búsqueda de datos en el sistema;
  • Trazabilidad del historial del ciclo de vida de las muestras y de los análisis realizados, personas responsables y fecha y hora de las modificaciones y firma electrónica;
  • Registros y trazabilidad de las informaciones vinculadas como consumibles y equipos utilizados, controles de calidad analítica (QA/QC);
  • Entre muchos otros recursos.
Profesional de TI y TA
Automatización y gestión del laboratorio sin desarrollo de soluciones lentas y costosas.

myLIMS reúne, integra y optimiza las funcionalidades de diversos softwares para atender a las necesidades de los laboratorios modernos en las más diversas áreas de actuación, eliminando así, la demanda por el desarrollo de soluciones a la medida, que normalmente son mucho más lentas, susceptibles a fallas y grandes consumidoras de recursos humanos y financieros.

Simplicidad de instalación y mantenimiento

myLIMS fue desarrollado de forma a eliminar la necesidad de instalación de licencias de base de datos u otros recursos en las estaciones de los clientes, reduciendo drásticamente el trabajo de instalación y mantenimiento.

Seguridad y estabilidad

Labsoft usa sistemas de base de datos estándares de mercado, como el Microsoft SQL Server. Además, el myLIMS es un software estándar y flexible eliminando la necesidad de personalizaciones demoradas, costosas y principalmente inestables a cada liberación de versión, pues la gran mayoría de los laboratorios pueden ser atendidos por las configuraciones disponibles en el sistema.

Recursos de integración con sistemas y equipos

En principio, myLIMS pode ser integrado a cualquier sistema en función de sus eventos y mecanismos disponibles. Típicamente son implementadas integraciones por medio de Web Services, pero también pueden ser dispuestas integraciones por base de datos, APIs específicas de sistemas y archivos XML o TXT.

En relación a la adquisición de datos de los equipos de análisis, ya fueron implementadas integraciones con la mayoría de los fabricantes y modelos disponibles en el mercado, sea por medio de comunicación serial, ethernet TCP/IP o también interpretación de archivos.

Asesoría de implementación y soporte técnico

El equipo de ingeniería de aplicación y soporte técnico es formado por profesionales en las áreas de tecnología de la información, química, biología y calidad. Eso proporciona mejor entendimiento de los procesos y solución técnica, bien como agilidad en el soporte técnico, que cuenta con nivel de atendimiento definido (SLA).

Metodología de implementación

Los proyectos son conducidos por medio de metodología propia basada en el PMBOK de PMI que ha sido madurada y validada en diversas implementaciones a lo largo de más de 15 años de experiencia.

Conclusión

Observase claramente, que los beneficios de este tipo de implementación son amplios y no están restrictos al proceso o a los profesionales del laboratorio, extendiéndose a todas las áreas que interactúan con el laboratorio y ofreciendo beneficios y retorno de inversión a la empresa como un todo.
Este aspecto es fundamental en la justificativa de la inversión demostrando la amplitud de los beneficios para la empresa y las diversas áreas, ganando así mayor apoyo para la inversión.

Datos del Autor
Georgio Raphaelli
CEO – Labsoft Tecnología